Perspektiven 03

Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Bei Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung kommt es immer wieder zur Nichtanerkennung von Fahrtenbüchern wegen formaler Mängel. Ein Fahrtenbuch soll die Abgrenzung von Fahrten der betrieblichen und privaten Sphäre ermöglichen. Wird ein Fahrtenbuch wegen Aufzeichnungsmängeln nicht anerkannt, wird für den privaten Nutzungsanteil des Fahrzeugs pauschal 1 % des Bruttolistenneupreises pro Monat als geldwerter Vorteil versteuert. Durch das Führen eines Fahrtenbuchs kann hingegen der tatsächliche Anteil der privaten Nutzung eines Fahrzeugs nachgewiesen werden. Dieser individuell berechnete geldwerte Vorteil führt häufig zu einer weitaus niedrigeren steuerlichen Belastung bei Arbeitgeber und Arbeitnehmer als die pauschale Besteuerung nach der 1 % Regel. Allerdings ist die Anerkennung des Fahrtenbuchs nicht immer unproblematisch.

Welche allgemeinen Anforderungen sind an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen

• Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen. Die nachträgliche Einbindung einer Loseblattsammlung ist nicht ausreichend.
• Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitnah geführt werden. Grundsätzlich muss die Eintragung unmittelbar nach jeder Fahrt vorgenommen werden.
• Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen bzw. zumindest klar als solche erkennbar sein.
• Die handschriftlichen Aufzeichnungen müssen für Dritte gut lesbar sein. Die Möglichkeit die eigene Handschrift zu „entziffern“ ist grundsätzlich nicht ausreichend.
• Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann ausreichend, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen bzw. als solche kenntlich gemacht werden (kein Excel-Fahrtenbuch).

Welche inhaltlichen Anforderungen sind an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu stellen

• Die Fahrt muss einem Datum zugeordnet sein.
• Es muss ersichtlich sein, wer das Fahrzeug genutzt hat (z. B. Namenskürzel).
• Es muss das Fahrtziel sowie der aufgesuchte Kunde / Geschäftspartner einwandfrei benannt werden. Sofern kein Kunde vorhanden ist, muss der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung angegeben werden (z. B. besuchte Behörde, Zweigstelle, Baustelle).
• Bloße Ortsangaben sind nur dann ausreichend, wenn sich der Kunde daraus zweifelsfrei ergibt (Risiko in der Betriebsprüfung, deshalb nicht zu empfehlen).
• Jedes Fahrtziel muss gesondert mit den gefahrenen Kilometern angegeben werden.
• Jede einzelne berufliche Fahrt muss aufgezeichnet werden (keine Tageszusammenfassung).
• Es ist sicher zu stellen, dass Werkstattrechnungen, TÜV-Belege, DEKRA-Belege etc. den korrekten Kilometerstand enthalten und mit dem Fahrtenbuch abstimmbar sind. Demnach sind auch die Fahrten zur Werkstatt (bzw. TÜV etc.) im Fahrtenbuch gesondert zu vermerken.
• Fahrten zu Tankstellen sind grundsätzlich ebenfalls zu vermerken. Für den Fall, dass die Betankung „auf dem Weg“ (ohne Umweg zum geplanten Zielort, z. B. Autobahntankstelle) vorgenommen wird, ist keine gesonderte Eintragung nötig. Die Betankung sollte im Fahrtenbuch jedoch aufgeführt werden. Der Kilometerstand ist auf dem Tankbeleg zu vermerken.
• Privatfahrten sind als solche eindeutig zu kennzeichnen (Vermerk: Privatnutzung). Ein Grund oder Fahrtziel muss nicht angegeben werden.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen als solche gekennzeichnet werden. Der Ort des Beginns und Endes ist im Fahrtenbuch aufzuführen.