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Gelangensbestätigung – der Beleg für die innergemeinschaftliche Lieferung
Die Neuregelung zum formellen Nachweis der Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen trat am 1.10. 2013 in Kraft. Die zentrale Lösung hinsichtlich des Belegnachweises für Beförderungs- und Versendungsfälle heißt „Gelangensbestätigung”. Pünktlich im September hat das BMF seine Anforderungen an Inhalt und Alternativen des Belegnachweises mit einer Übergangsfrist bis 31. Dezember 2013 in einem Schreiben dargestellt.
Neben der Gelangensbestätigung sind in Versendungsfällen durch den liefernden Unternehmer oder den Abnehmer der Ware wieder zahlreiche Alternativbelege verwendbar, z.B. CMR-Frachtbrief oder Spediteursbescheinigung. Für die Gelangensbestätigung fordert der Gesetzeswortlaut ganz explizite Angaben. Dazu enthält das BMF-Schreiben vom 16.9.2013 auch ein Muster in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch, in dem alle Angaben nochmals verdeutlicht werden.
Auch zu den Alternativbelegen sind inhaltlich neue Vorgaben beachtlich, z.B. zur Spediteursbescheinigung, die nun keine Versicherung des Spediteurs mehr enthalten muss (mit etwaigen Haftungsrisiken für diesen) und es damit einfacher macht, eine Ausstellung der Spediteursbescheinigung zu vereinbaren.
Bei der lange ersehnten und jetzt gesetzlich möglichen elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung muss diese keine Unterschrift des Abnehmers, Vertreters oder Beauftragten enthalten. Vorausgesetzt wird aber eine Übermittlung, die im Verfügungsbereich des Abnehmers bzw. des Beauftragten beginnt. Diese Voraussetzung ist praktisch handhabbar und im Rahmen des Austausches von E-Mails zu erfüllen, z.B. durch das Absenden aus dem Account des Abnehmers. Werden hier Download-Lösungen angestrebt, ist das Verfahren auf diese Voraussetzung hin im Einzelfall genau zu prüfen. Die elektronisch übermittelte Gelangensbestätigung muss nicht zwingend elektronisch archiviert werden, was sich aber wohl anbietet. Es ist zum Nachweis ihrer Herkunft auf jeden Fall zu empfehlen, die E-Mail, mit der die Gelangensbestätigung übermittelt wird, ebenso zu archivieren.
Bei eigenständiger Beförderung der Ware durch den Abnehmer oder den liefernden Unternehmer ist der Belegnachweis grundsätzlich nur durch die Gelangensbestätigung zu führen. Das BMF sieht für die Gelangensbestätigung jedoch keine bestimmte Form vor und ermöglicht eine Gesamtschau aus mehreren Dokumenten, z.B. auch eine Kombination des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt der Ware. Für den zu erbringenden (Buch-)Nachweis wird nahezu beiläufig nochmals explizit vom BMF die Aufzeichnung einer „ausländischen” USt-ID-Nr. des Abnehmers verlangt. Zudem muss die Rechnung einen ausdrücklichen und eindeutigen Hinweis auf die Steuerfreiheit der EU-Lieferung enthalten (z.B. genügt „VAT@export” nicht).
Wenngleich der formelle Buch- und Belegnachweis keine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, so kann die Finanzverwaltung die Steuerbefreiung grundsätzlich versagen, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Nachweise nicht gelingen. Daher sollte anhand eines als Prozess verankerten Kontrollsystems der Katalog der formellen Vorgaben geprüft sowie der Rücklauf an ordnungsgemäßen Belegen nachgehalten werden („Monitoring”). Gerne unterstützen wir Sie bei der Neugestaltung des Belegnachweises im Hinblick auf die geänderten gesetzlichen Anforderungen und / oder bei der Überprüfung der bisherigen Handhabung der formellen Nachweisführung in der Abwicklung von innergemeinschaftlichen Lieferungen, um ein umsatzsteuerliches Risiko in diesem Bereich zu minimieren bzw. auszuschließen.