BFS | BLICKPUNKT
Neue konkrete Anforderungen an Buchführung und EDV
In einem aktuellen Schreiben befasst sich das Bundesfinanzministerium über 38 Seiten mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff durch das Finanzamt. Unter anderem geht es um:
- steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten,
- die Beweiskraft von Aufzeichnungen,
- die Funktion von Belegen,
- das zeitgerechte Verbuchen,
- die EDV-technische Verarbeitung von Belegen und
- die Unveränderbarkeit der Buchungen.
So legen die Beamten Wert darauf, dass die Geschäftsvorfälle zeitnah verbucht werden. Dabei müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Bei unbaren Geschäftsvorfällen erlauben die Beamten eine periodenweise Verbuchung, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des Folgemonats nachgeholt werden und sichergestellt wird, dass die Belegunterlagen nicht verlorengehen.
Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen.
Ferner hat der Steuerpflichtige sein Datenverarbeitungssystem gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht müssen grundsätzlich jede elektronische Unterlage elektronisch und jedes Papierdokument in Papierform aufbewahrt werden.
Die Finanzbehörde hat das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Abschließend weist das Ministerium daraufhin, dass es dem Steuerpflichtigen obliegt, in den Datensätzen enthaltene, nicht aufzeichnungspflichtige Informationen, vor einer Betriebsprüfung auszugliedern.
Falls Sie Fragen zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form oder aber zum Datenzugriff haben, sprechen Sie uns bitte jederzeit an.